L’importance de la digitalisation des processus d’entreprise

La numérisation est bien plus que le simple fait de mettre un papier dans un scanner. Il est facile de scanner le papier pour en extraire des méta-données, le plus difficile est de savoir ce qui se passe avant et après.

En ce qui concerne l' »avant », vous devez déterminer quels documents doivent être scannés, dans quel but et à quel endroit ? En ce qui concerne l' »après », vous devez savoir quoi faire avec le « papier », comment l’organiser, l’archiver ou le détruire.

Dans tous les cas, un projet de cette nature est un projet de transformation numérique des processus commerciaux, ou de soutien aux entreprises. Mieux vaut d’ailleurs être accompagné dans ce processus par un cabinet de conseil en stratégie digitale comme MCA SEED.

Par conséquent, la transformation numérique n’est pas seulement l’adoption de nouvelles technologies, mais aussi de nouveaux moyens de rendre les processus commerciaux plus efficaces et plus compétitifs. Il s’agit de l’adoption des technologies numériques dans toutes les phases de la chaîne de valeur des entreprises, dans le but d’accroître les revenus et la productivité.

Le défi consiste à combiner un projet de cette nature avec une réorganisation méticuleuse des processus de travail, une restructuration des entreprises et la formation des ressources humaines.

Les entreprises dont les systèmes de gestion sont certifiés selon les différents référentiels ISO présentent des avantages et pourront ainsi obtenir de meilleurs résultats, ou du moins plus rapidement. La vérité est que les procédures de l’ISO sont basées sur l’analyse des risques, l’amélioration continue et le contrôle qui sont transversaux à toutes les organisations, quelle que soit leur activité.

En ce sens, la définition suivante pourrait être proposée :

La gestion des documents relatifs aux processus commerciaux est la mise en œuvre de mécanismes solides pour gérer les processus commerciaux de l’entreprise, en se concentrant sur le document et le processus/flux de travail associé, en définissant, mettant en œuvre, mesurant et améliorant les processus, en utilisant des indicateurs et en envisageant une analyse des risques pour le service/produit dans tous ses aspects (produit, environnement, sécurité des informations et bien d’autres).

Cependant, la transformation numérique est rarement un processus facile. Je dis cela parce que cela implique des gens et que ce sont toujours les gens qui déterminent le succès ou l’échec d’une initiative.

Un point positif d’un projet de cette envergure est que, de nos jours, il est à la portée de tous. Non seulement c’est possible dans les grandes entreprises, mais avec peu d’investissements, les PME peuvent aussi concevoir des projets très réussis.

Je dirais même qu’après avoir fait comprendre et adopter les nouvelles procédures, les autres investissements seront beaucoup moins importants, non seulement parce que les équipements sont de moins en moins chers, mais aussi parce qu’ils sont de plus en plus robustes.

La vérité est que, pour mesurer le succès d’un projet DT, la taille des entreprises n’a pas d’importance, mais la volonté et la prédisposition à accepter le changement et à réaliser que le numérique et le business, sont déjà synonymes.

Les entreprises ont tendance à se concentrer sur leur activité, sur ce qu’elles produisent et vendent, et à accorder moins d’attention aux documents justificatifs de la réalisation de leur produit ou service. Cela entraîne des risques de diverses natures, allant de la fiscalité à la réputation.

Plus la technologie et les sciences de l’information et de la communication sont utilisées, plus mon entreprise est contrôlée. Après tout, connaissons-nous et traitons-nous bien les plaintes ? Combien de clients potentiels perdons-nous parce que nous ne répondons pas à leurs demandes en temps voulu ?

En conclusion, la « numérisation » des entreprises, dans le cas particulier que je viens de décrire, est un moyen et jamais un objectif en soi, c’est un moyen d’atteindre des objectifs et de rendre les entreprises plus productives, innovantes et compétitives.

Dans cet environnement économique instable, les entreprises doivent évoluer, innover pour croître, car celles qui n’innovent pas et ne grandissent pas sont sûres de disparaître les premières. Augmenter leur avantage concurrentiel à l’ère du numérique est possible grâce à la transformation numérique.

Votre entreprise est-elle prête à changer de « mentalité » avant ses concurrents ?

Ne restez pas derrière, rappelez-vous que vous devez courir, mais dans la bonne direction !

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